รายงานการประชุม สำคัญไฉน?

หากคุณจะวาดภาพ สิ่งที่คุณต้องเตรียม ก็คือเครื่องมือที่จะใช้ในการวาดเขียน เพื่อสร้างจินตนาการของคุณออกมา เช่นเดียวกันกับการเริ่มต้นในการทำงาน เพื่อให้บรรลุภาพฝันที่คุณมี คุณก็ต้องเตรียมแผนงาน และจัดหาเครื่องไม้เครื่องมือ ให้พร้อม และแยกแยะว่า กิจกรรมนั้น ๆ ต้องใช้เครื่องมืออะไรบ้าง

เนื่องจากการทำงานในระดับองค์กร ที่มีคนจำนวนมาก ต้องอาศัยกำลังความคิด สติปัญญา และการระดมพลังในหลาย ๆ ด้าน ต้องมีการประชุมปรึกษาหารือกันอย่างดี ดังนั้น สิ่งที่กันลืมสำหรับสำหรับคุณ ก็คือการจดบันทึกเอาไว้ เปรียบเสมือนการเช็ครายการเครื่องมือ ในขณะที่การบันทึกนั้น ตัวมันเองก็เป็นเครื่องมือเริ่มต้นในการทำงานด้วย รายงานการประชุมจึงเปรียบเสมือนบันทึกช่วยจำ และเป็นหลักฐานสำคัญในโอกาสข้างหน้า

รายงานการประชุมเป็นเอกสารสำคัญภายในองค์กรทั้งภาครัฐและภาคเอกชน รายงานการประชุมขององค์กรที่บริหารงานโดยใช้หลักธรรมาภิบาลนอกจากเป็นเครื่องช่วยบันทึกผลการประชุมแล้วยังเป็นหลักฐานให้ตรวจสอบถึงความโปร่งใสในการบริหารงานด้วย ดังนั้นผู้ที่จดบันทึกรายงานการประชุมจึงเป็นผู้ที่มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง ต้องเป็นผู้ที่มีทักษะด้านการฟัง การสรุปความและการเรียบเรียงประเด็นได้เป็นอย่างดี (1)

นอกจากการ จดเอาไว้เพื่อดูเพื่ออ่านสำหรับตนเอง การรายงานการประชุม เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ เพื่อให้คนทั้งองค์กรรับทราบ และนำไปปฏิบัติ
นอกเหนือจากทักษะด้านการฟัง การเขียน ซึ่งเป็นกระบวนการ ในการจดบันทึกการประชุมแล้ว เราควรศึกษาเทคนิคอื่นประกอบด้วย เช่น การบันทึกเสียงในขณะประชุม การรายงานการประชุมสำหรับองค์กร เป็นต้น

ครั้งต่อไป จะได้นำเสนอบทเรียนเกี่ยวกับการบันทึกเสียงอย่างง่าย โดยใช้โน้คบุ๊คสำหรับ สำหรับห้องประชุมที่มีไมโครโฟน เช่น ห้องประชุมสภา ฯ เป็นต้น
โปรดติดตามที่ห้องเรียนออนไลน์ของเรา