การสอนงานโดยจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงาน

เพื่อให้การปฏิบัติงานของเทศบาลตำบลเมืองเก่าสัมฤทธิ์ผล สมควรจะได้จัดให้มีการสอนงานแก่บุคลากรทุกคนในสำนักงานด้วยการวิเคราะห์เส้นทางเดินของงาน และการตัดสินใจปฏิบัติงานในขั้นตอนต่างๆของบุคลากรทุกระดับ
เริ่มต้นจากการวิเคราะห์ความรับผิดชอบของเทศบาลตำบลเมืองเก่าว่า มีภารกิจความรับผิดชอบอย่างไร มีการมอบหมายงานให้กับบุคลากรที่มีตำแหน่งหน้าที่เป็นการเฉพาะอย่างไรแล้ว ก็จะได้ทบทวนแบ่งมอบหมายงานที่ต้องมีผู้รับผิดชอบอื่นๆให้เหมาะสมอยู่เสมอ จะต้องมีการจัดทำคำอธิบายลักษณะงานในความรับผิดชอบ (Job Description) วิธีการทำงาน วิธีการควบคุมคุณภาพ และสามารถแสดงการสอนและเรียนรู้งานโดยทำตามขั้นตอนการปฏิบัติงานอย่างง่าย สำหรับการปฏิบัติงานในปีเริ่มแรกและเพิ่มรายละเอียดเกี่ยวกับระเบียบ กฎหมายที่เกี่ยวข้อง และจัดทำเป้าหมายของงานแต่ละชิ้นเพิ่มขึ้นในรอบต่อมา ซึ่งการสอนงานในลักษณะนี้จะเกิดจากการหารือร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาตามปกติ เมื่อผู้บังคับบัญชาพบว่างานที่มอบหมายแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติแล้ว ยังมีข้อบกพร่องหรือขาดความสมบูรณ์บางประการ ก็จะมาวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นร่วมกัน และจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงานขึ้นใหม่เพื่อแก้ไขปัญหาข้อบกพร่องดังกล่าว
ปกติเจ้าหน้าผู้รับผิดชอบระดับต้น จะทราบว่าตนเองรับผิดชอบงานหลักๆอย่างไร แต่ไม่ได้ตรวจสอบอย่างรอบด้าน ว่างานที่ตนรับผิดชอบมีขอบเขตหรือ ระเบียบกฎหมายกำหนดอย่างไรบ้าง จึงเพียงรับผิดชอบแต่หน้างานและมีผลผลิตของงานเสนอได้ ทั้งนี้วิธีการทำงานที่จะได้พัฒนาตนเอง ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญของการเรียนรู้และพัฒนากลับไม่ได้รับความสนใจอย่างที่ควรจะเป็น บางคนรับผิดชอบตามชื่องาน ซึ่งดูเหมือนจะมีงานไม่มาก แต่ข้อเท็จจริงแล้ว บุคลากรคนนั้นทำงานยังไม่ครบถ้วน มีการละเลยระเบียบปฏิบัติ หรือขั้นตอนงาน หรือหมกเม็ดงานที่มีความยุ่งยากไว้ก่อน บางงานดูเหมือนไม่มีความยุ่งยากซับซ้อน ไม่มีการจดบันทึก แต่บุคลากรที่มาปฏิบัติงานแทนต้องคาดเดา ต้องทดลองเป็นการลองผิดลองถูกอีกครั้ง เป็นการละเลยใช้ประโยชน์จากประสบการณ์การทำงานที่ควรเพิ่มพูนเป็นลำดับอย่างน่าเสียดาย และพอถึงปลายปีที่จะต้องมีการตรวจงาน หรือการรายงานครั้งใหญ่ ก็ต้องระดมบุคลากร หรือเพิ่มค่าใช้จ่ายนอกเวลาราชการของสำนักงานเข้ามาช่วยเหลือกันให้เสร็จไปคราวหนึ่งๆ ซึ่งไม่เป็นการปฏิบัติงานที่ดี และหากมีบุคลากรใหม่เข้ามาทำงานแทน ก็จะเกิดการหยุดชะงัก ไม่สามารถเข้าใจงานได้อย่างรวดเร็ว ปรากฏให้เห็นได้อย่างชัดเจน



เทศบาลตำบลเมืองเก่าได้ดำเนินการตามนโยบายของผู้บริหารท้องถิ่นจัดส่งบุคลากรเข้ารับการฝึกฝนทั้งทางทฤษฎีและทักษะมากมายหลายหลักสูตร ซึ่งมีผลให้งานในความรับผิดชอบบางงานได้รับการพัฒนาเป็นอย่างดี เนื่องจากมีการรับทราบมาตรฐานปฏิบัติงานอื่นๆเป็นการเปรียบเทียบ(Benchmarking)

หลังจากบุคลากรได้รับการฝึกฝนดังกล่าวมาแล้ว จะกลับมาพัฒนางานของตนเอง บางงานได้รับการพัฒนาจนเกิดเป็นแนวทางการปฏิบัติงานเป็นตัวอย่างแก่ผู้ร่วมงานได้ มีคุณภาพควรใช้เป็นกรณีศึกษา สามารถใช้การสอนงานหรืออธิบายงานได้
การวิเคราะห์ระบบขั้นตอนการปฏิบัติงานดังกล่าวจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่ง สำหรับงานเทศบาลตำบล ซึ่งมีความเกี่ยวข้องกับระเบียบกฎหมายอย่างหลากหลาย ซึ่งการจดบันทึกขั้นตอนงานดังกล่าวไว้เป็นงานเอกสาร มีการสอบถาม และหารือ อันเป็นการเข้าสู่ระบบการสอนงานอย่างหนึ่ง และจากการจดบันทึกงาน ขั้นตอนการทำงานเหล่านี้ จะพบว่าบุคลากรมีหลักในการทำงานอย่างไร ซึ่งจะแก้ไขงานต่างๆได้ง่ายขึ้น และสอนงานที่มีความถูกต้องตามระเบียบแทนข้อบกพร่องเดิม อย่างไรก็ดีงานของเทศบาลตำบลเมืองเก่าส่วนหนึ่งไม่ได้กำหนดความผิดถูกไว้ หรือกำหนดบทลงโทษ จึงทำให้มีการประยุกต์งานพื้นฐานออกไปอย่างหลากหลาย ซึ่งในที่สุดแล้วก็ต้องยึดตามแนวทางที่ผู้บังคับบัญชาของหน่วยงานนั้นกำหนดเป็นหลัก
ผู้บังคับบัญชาจึงต้องมีทักษะที่จะสอนงานแก่ผู้ปฏิบัติงานในระดับถัดลงไปอย่างละเอียด และมีการจดบันทึก เพื่อกำหนดมาตรฐานเอาไว้ และหากสามารถแสดงเป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานก็จะเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานนั้นเป็นอย่างยิ่ง สามารถช่วยให้งานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้งานบริการเป็นไปอย่างกระชับ คล่องตัว และผู้บริหารสามารถวินิจฉัยสั่งการได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น และแม้จะมีบุคลากรใหม่ ก็สามารถใช้เวลาไม่นานนัก ปฏิบัติงานแทนก็ทำได้ โดยไม่ยิ่งหย่อนไปกว่ากัน
ในการนี้เทศบาลตำบลเมืองเก่า ต้องการก้าวสู่เป้าหมายสูงสุด(Ultimate Outcome) เหล่านั้น และอยู่ในขั้นตอนของการพัฒนา ซึ่งเชื่อว่าเมื่อ ปฏิบัติงานไปและ พัฒนางานไปด้วยเช่นนี้แล้ว เทศบาลตำบลเมืองเก่าจะก้าวเข้าสู่องค์กรประสิทธิภาพได้อย่างรวดเร็ว
.................................
สุทธศิลป์ สิงหวิโรจน์
ปลัดเทศบาลตำบลเมืองเก่า